INTERSPEECH 2024

מאחורי כל כנס מצליח עומד סיפור מרתק, אבל הפעם, גם אנחנו הופתענו. בשנת 2018, שני פרופסורים בתחום עיבוד השפה, יצחק לפידות מהמכללה האקדמית להנדסה אפקה ושרון גנות מאוניברסיטת בר-אילן, חברו ללשכת הכנסים של ירושלים כשמטרתם הייתה להביא את הכנס הבינלאומי INTERSPEECH לישראל. לאחר תהליך פתוח של הגשת הצעות, נבחרה ארטרא כשותפה הרשמית להשגת המטרה.

בשיתוף פעולה עם לשכת הכנסים של ירושלים, עבד צוות המכירות של ארטרא על גיבוש הצעה מפורטת ואטרקטיבית לאירוח כנס 2023 בירושלים. אולם, למרות המאמצים הרבים, ההצעה לא התקבלה, והכנס נקבע להתקיים בדבלין, אירלנד. צוות המכירות שלנו לא ויתר, יחד עם פרופ' לפידות ופרופ' גנות, נלמדו תוצאות המכרז ונותחו נקודות הכשל, ובהתאם גובשה הצעה עדכנית ומשופרת עבור ארגון כנס 2024. ההתמדה השתלמה, וירושלים נבחרה!

הזכייה בארגון2024 INTERSPEECH  בירושלים היוותה הישג משמעותי, אך האתגר האמיתי היה ונותר להניע משתתפים פוטנציאלים להירשם ולהגיע לעיר הישראלית שעבור רבים מהם הייתה זרה ולא מוכרת. כאן נכנסה לפעולה מחלקת השיווק שלנו אשר גיבשה תוכנית עבודה במטרה לשתף ביופייה וייחודיותה של ירושלים, ולשכנע באטרקטיביות שלה כיעד מבוקש עבור משתתפים מכל העולם.

ראשית מינפנו את הביקור בישראל של הוועדה המארגנת מטעם ISCA, ארגון העל של הכנס, לשם הפקת סרטון הזמנה. חברי הוועדה ביקרו בפניני התיירות של העיר והזמינו את המשתתפים לחוות גם הם את הקסם של ירושלים. החל משוקי העיר העתיקה ועד למרכז הכנסים המודרני, הסרטון נתן הצצה לעיר שמחברת מסורת וחדשנות ויצר את החיבור עם המקום עוד לפני ההגעה.
לא עצרנו שם. בשנים שקדמו לכנס המתוכנן בישראל בשנת 2024, השתתפנו בכנסי INTERSPEECH בקוריאה ובדבלין, והקמנו דוכני תצוגה מרהיבים שיצרו עניין וסקרנות סביב הכנס המתקרב בירושלים.

במקביל, ארטרא הרכיבה צוות מקצועי שכלל מנהלת תוכנית ומרצים, צוות לרישום ולינה, צוות לגיוס חסויות ותערוכות, מנהלת טכנולוגיה ואפליקציות, וצוות שיווק – כל זאת בפיקוחה של מנהלת פרויקט בכירה שדאגה לתיאום מלא בין כל חלקי הפרויקט. הכל היה מוכן לקראת האירוע, עד אשר ב-7 באוקטובר 2023, ישראל חוותה התקפה בלתי צפויה שייצרה אי שקט וחוסר יציבות אזורית.

לאחר דיונים נרחבים עם ISCA והוועדה המקומית, התקבלה החלטה קשה אך הכרחית להעביר את הכנס ליעד חלופי. צוות ארטרא, במעורבותו הישירה של מנכ"ל החברה, פעל במהירות למצוא חלופה מתאימה. מספר יעדים נשקלו לפני שהבחירה נפלה על האי היווני קוס שמצטיין במרכז כנסים מודרני המאפשר מענה מקיף עבור יותר מ-1,500 משתתפים. בשלב זה נרתמו לפרויקט עמיתינו היוונים מחברת AFEA Congress  לסיוע בארגון כשותפים לוגיסטיים מקומיים.

בתוך חודשיים בלבד, הכנס כולו תוכנן מחדש – החל ממיתוג עדכני ועד הזמנת בתי מלון, בניה מחדש של אתר הכנס וגיבוש הסכמים עם ספקים חדשים. למרות לוח הזמנים הצפוף, ארטרא ביצעה את המעבר בצורה חלקה, ואפשרה את קיום הכנס ביון בצורה טבעית וללא הפרעה.

המעבר לקוס התברר כהצלחה. כנס INTERSPEECH 2024 אירח למעלה מ-1,700 משתתפים מ-51 מדינות. הכנס כלל תוכנית עשירה שכללה 1,031 מאמרים, 7 מושבים מקבילים, 8 מושבים פוסטרים, 4 מרצים מוזמנים, 106 מושבים טכניים, 8 סדנאות, 11 מושבים מיוחדים, 4 מושבי Show & Tell ו-13 שיחות סקר. משתתפי הכנס היו פעילים במיוחד עם אולמות מלאים לאורך כל השבוע, ועם 1,500 כניסות לאפליקציית הכנס שהמחישו את מעורבות המשתתפים.

למרות האתגרים המשמעותיים, INTERSPEECH 2024 שמר על מעמדו ככנס המוביל בעולם בתחום עיבוד הדיבור. המשתתפים לקחו חלק פעיל במושבים, תרמו לדיונים פורים, השתתפו באירועים החברתיים בהם התחברו לאווירה היוונית המקומית עם ריקודים, חגיגות ומוזיקה מקומית תוססת.

צוות אורטרא הפגין עמידות יוצאת דופן ויכולת להתמודד עם כל אתגר, לא משנה עד כמה הוא היה קיצוני או בלתי צפוי. המעבר החלק מירושלים לקוס הדגיש את החשיבות של גמישות, שיתוף פעולה ומסירות בלתי נלאית. תרומה מרכזית להצלחה הייתה השותפות והחברויות המקצועיות שפותחו עם צוות AFEA Congress יחד, המאמצים הללו הבטיחו שהכנס שמר על הסטנדרטים הגבוהים שלו והעניק חוויה בלתי נשכחת לכל המשתתפים.