38th Europium Pediatric or Orthopedic Society (EPOS) Annual Meeting

European Paediatric Orthopaedic Society

כנס איגוד בינלאומי, תערוכה בינלאומית. במסגרת מאמצי השיווק להבאת כנסים בינלאומיים לישראל פעלנו בשיתוף פעולה צמוד וסימביוטי יחד עם פרופ' דרור עובדיה, מנהל המחלקה לאורתופדית ילדים, ביה"ח "דנה-דואק" לילדים להבאת הכנס הבינלאומי לישראל

  • אירוע בינלאומי
  • ‏-
  • מלון הילטון, תל אביב

מדוע הכנס נולד

מחלקת השיווק של חברת ארטרא החלה לעבוד עם דר' עובדיה במסגרת מאמצי השיווק להבאת כנסים בינלאומיים לישראל. באמצעות שיתוף פעולה צמוד וסימביוטי פעלנו יחד עם דר' עובדיה לאורך כל התהליך הארוך של הגשת מהכרז ועד לפרזנטציה שהתקיימה ב 2017 בברצלונה בפניה הוועדה הבינלאומית.

ביום שישי, כ 4 שעות בלבד לאחר סיום הצגת, התקבלה תשובתה החיובית של הועדה על כי דר' עובדיה נבחר להוביל את הכנס, וב 2018 נפלה ההחלטה, במהלך מצגת נוספת שהתקיימה באוסלו, כי תל אביב תארח את כנס 2019!

האתגר

האתגר היה בעבודה מול שני גופים במקביל, האיגוד הבינלאומי המיוצג על ידי core PCO ובמקביל עובדה מול האירגון הישראלי ובראשו עומד דר' עובדיה שסייעה בהבאת הכנס ארצה.

כPCO מקומי היינו צריכים להתמודד עם חשיפה לנתונים חלקיים של הכנס אך לספק שירות מקצועי מקיף מתוך הסתכלות כאילו אנחנו המפקים של הכנס במלואו. כמו כן היה הצורך לגשר על פערים בשיטות עבודה ולו"ז שונה להפקה בהתאם להתנהלות הדברים בישראל, עם זאת להקפיד לשמור תחושבת ביטחון אצל ה core pco כדי שלא יחשוש שלא נהיה מוכנים בזמן.

אתגר לא פשוט הוא להתחיל עבודה עם הלקוח המקומי אשר עימו נוצר הקשר הראשוני ובהמשך להתמודד עם לקוח נוסף כאשר לכל צד נקודות רגישות וחשובות משלו ותפקידנו לתאם בין הצדדים ולוודא שכולם נשארים מרוצים.

הפיצוח

הוחלט לחלק את ביצוע בין ה core PCO ובינינו כאשר באחריותינו נותר כלל השירותים הלוגיסטיים המקומיים, אירועים חברתיים, תאומי לוח הזמנים ניהול המרצים המוזמנים, שירותי קרקע ולינות ואילו החברה המארגנת האיטלקית היתה אחראית על ניהול המדעי של הכנס לרבות הרישום, גביית הכספים, גיוס החסויות והמציגים. העבודה נעשתה בשיתוף פעולה מלא, בתקשורת פתוחה ובהבנה כי יש פערי מנטליות אך באמצעות הרבה סבלנות ניתן לגשר עליהם ולעבוד יחד כצוות.

התוצאה

הכנס קצר הצלחה בלתי רגילה ומשתתפים מכל העולם שמחו לחוות את ישראל, חלקם בפעם הראשונה.

מקום הכנס לחופו של הים, אירועי הערב המרגשים ושמש אפריל החמימה אפשרו קיום ארוע מאוזן להפליא בין כנס בינלאומי מקצועי ומפגש חברים מהנה עם ההזמנות להכיר מקרוב את המנטליות הישראלית הייחודית למקום.

הכנס קצר הצלחה בלתי רגילה והתגובות שאני זוכה להן מכל עבר לא מפסיקות להלל ולשבח את רמתו הכללית כמו גם את רמת הארגון והשירות

האירוע במספרים

  • 38 פעמים לקיום הכנס
  • 600 משתתפים
  • 22 מציגים

נשמח לקחת חלק בפרויקט הבא שלכם

השאירו פרטים ונחזור אליכם

נעים מאוד, שמי
ואני בחברת
אני זמין באימייל
וגם בנייד מספר
שמעתי עליכם דרך
פונה אליכם בנוגע
חזרה לראש הדף